Вакансия Специалист по делопроизводству

1. Ведение делопроизводства юридического отдела: регистрация, учёт, систематизация, хранение и оперативный поиск документов, в том числе: - внесение в 1С сведений о договорах, дополнительных соглашениях, счетах и иных связанных документах; проверка полноты, корректности и актуальности реквизитов, статусов и прикреплённых файлов; - формирование и актуализация номенклатуры дел юридического отдела; контроль правильности формирования дел, систематизации документов и передачи завершённых дел на архивное хранение. - организация хранения оригиналов договоров, дополнительных соглашений, спецификаций, протоколов разногласий, актов и иных договорных документов. 2. Контроль соблюдения подразделениями предприятия утверждённого порядка подготовки, оформления, согласования, регистрации, исполнения и хранения организационно-распорядительных документов. 3. Проверка проектов приказов, распоряжений, служебных записок, писем, протоколов и иных документов на соответствие утверждённым шаблонам, правилам оформления, требованиям к реквизитам, порядку согласования, а также на наличие необходимых приложений, согласований и иных сопроводительных документов. 4. Возврат документов на доработку при выявлении нарушений или неполного комплекта документов, контроль устранения замечаний и соблюдения сроков доработки. 5. Формирование, ведение и актуализация базы шаблонов организационно-распорядительных, договорных и иных типовых документов. 6. Участие в разработке, внедрении и актуализации единых правил, регламентов, инструкций и алгоритмов подготовки, согласования, регистрации, исполнения и хранения документов. 7. Контроль соблюдения сроков оформления, согласования, регистрации, исполнения и передачи документов на хранение; информирование ответственных лиц о просроченных, неполных или оформленных с нарушениями документах. 8. Взаимодействие с подразделениями предприятия по вопросам предоставления документов, устранения ошибок, доработки комплектов документов и актуализации информации в 1С. 9. Консультирование работников подразделений по правилам подготовки, оформления, согласования и передачи организационно-распорядительных и договорных документов. 10. Участие в автоматизации документооборота и внедрении процессов в 1С и системе электронного документооборота; подготовка предложений по улучшению действующих процессов, шаблонов и порядка обработки документов. 11. Помощь и выполнение иных поручений начальника юридического отдела.
Полный рабочий день
Тульская область, Город Тула, Мосина улица, дом: Д. 2;, дом: Д. 2;